Säännöt

1 § NIMI JA KOTIPAIKKA

Yhdistyksen nimi on Hämeenlinnan sukututkimusseura ry ja sen kotipaikka on Hämeenlinna.

2 § TARKOITUS JA TOIMINNAN LAATU

Yhdistyksen tarkoituksena on toimia Hämeenlinnan seudulla sukututkimusta harjoittavien yhdyssiteenä sekä opastaa ja edistää jäsentensä suku­tutkimus­harrastusta.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää keskustelu- ja esitelmä­tilai­suuksia sekä harjoittaa kurssi- ja julkaisutoimintaa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testa­mentteja sekä toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia hankittuaan asian­omaisen luvan.

3 § JÄSENET

Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoi­tuksen ja säännöt.

Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Hallitus voi kutsua kunniajäseneksi henkilön, joka erityisen ansiokkaasti on toi­minut yhdistyksen ja sen tarkoitusperien hyväksi.

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti halli­tuk­selle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt kahtena perättäisenä vuotena suorittamatta jäsenmaksunsa yhdistykselle tai jos jäsen on toiminut yhdistyksen tarkoitusperien vastaisesti.

Jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Yhdistyksen kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

4 § HALLITUS

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat puheenjohtaja ja viisi jäsentä, jotka vuosikokous valitsee. Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa sih­teerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallituksen jäsenten tulee olla yhdistyksen jäseniä.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa vara­puheen­johtajan kutsusta.

Hallituksen kokous on päätösvaltainen, jos vähintään kolme jäsentä, puheen­johtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheen­johtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

5 § YHDISTYKSEN NIMEN KIRJOITTAMINEN

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai varapuheen­johtaja yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

6 § TILIT

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja vuosikertomus on annettava tilin­tarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa tilit, vuosikertomus ja kirjallinen lausuntonsa hallitukselle vii­meis­tään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.

7§ YHDISTYKSEN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN

Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjeitse tai sähköpostitse kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu yhdis­tyksen kotipaikka­kunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.

8 § YHDISTYKSEN KOKOUKSET

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain ennen maaliskuun loppua halli­tuksen määräämänä päivänä.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenistä sitä hallitukselta perus­tellusta syystä kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä 30 vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

Yhdistyksen kokouksissa jokaisella läsnä olevalla jäsenellä on yksi ääni. Pää­tökset tehdään, ellei näissä säännöissä toisin määrätä, yksinkertaisella äänten­enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. 

9 § VUOSIKOKOUS

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjan­tarkastajan sekä tarvittaessa kahden ääntenlaskijan valinta

3.  Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

4.  Kokouksen työjärjestys hyväksyminen

5. Tilinpäätöksen, hallituksen laatiman toimintakertomuksen ja tilin­tarkastajien lausunnon esittäminen

6. Tilinpäätöksen vahvistamisesta päättäminen

7. Päättäminen tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille

8. Toimintasuunnitelman vahvistaminen

9. Jäsenmaksun suuruuden määrääminen

10. Talousarvion vahvistaminen

11. Hallituksen puheenjohtajan valinta

12. Hallituksen muiden jäsenten valinta

13. Kahden varsinaisen tilintarkastajan ja kahden varatilin­tarkas­tajan valinta

14. Muiden kokouskutsussa mainittujen asioiden käsitteleminen

15.  Kokouksen päättäminen.

10 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA YHDISTYKSEN PURKAMINEN

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdis­tyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoi­tuksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.